E-Mails sind heutzutage ein wichtiger Bestandteil des täglichen Geschäftsalltags. Sie ermöglichen es uns, schnell und unkompliziert mit anderen in Kontakt zu treten und Informationen auszutauschen. Allerdings kann es manchmal schwierig sein, die Aufmerksamkeit und das Interesse der Empfänger zu wecken und eine erfolgreiche Kommunikation sicherzustellen. Hier sind ein paar Tipps, wie Sie effektive E-Mails verfassen können:
Kurze E-Mails
Es ist wichtig, dass Sie sich bemühen, Ihre E-Mails so kurz und prägnant wie möglich zu halten. Langatmige und umfangreiche E-Mails werden von den Empfängern wahrscheinlich nicht bis zum Ende gelesen und können schnell als überfordernd oder unübersichtlich empfunden werden. Versuchen Sie, Ihre E-Mails auf das Wesentliche zu beschränken und unnötige Informationen wegzulassen.
Keine Langen Texte im Footer, je kürzer desto besser
Es ist üblich, dass E-Mails mit einem Footer versehen werden, in dem beispielsweise das Unternehmen oder der Absender vorgestellt wird. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass der Footer nicht zu lang wird und wichtige Informationen enthält. Je kürzer der Footer, desto besser, da er sonst die Aufmerksamkeit der Empfänger von der eigentlichen E-Mail ablenken kann.
Übersicht (Listen)
Um Ihre E-Mails übersichtlich und leicht verständlich zu gestalten, sollten Sie auf Listen zurückgreifen. Durch Aufzählungspunkte oder nummerierte Listen können Sie wichtige Punkte hervorheben und dem Empfänger die Möglichkeit geben, schnell und einfach zu verstehen, worum es geht. Auch Überschriften und Unterüberschriften können dazu beitragen, dass die E-Mail besser strukturiert wird und sich der Empfänger schneller orientieren kann.
Warum man keine Logos oder Fotos als Signatur verwenden sollte
Es ist verlockend, ein Logo oder ein Foto als Signatur in seine E-Mails einzufügen, um eine professionellere und ansprechendere Optik zu erzielen. Allerdings gibt es einige Gründe, warum man besser auf diese Art von Signatur verzichten sollte:
- Zunächst einmal können Logos und Fotos die Ladezeit der E-Mail erhöhen, insbesondere wenn der Empfänger über eine langsame Internetverbindung verfügt. Dies kann dazu führen, dass die E-Mail länger braucht, um zu öffnen und somit frustrierend für den Empfänger werden.
- Zweitens gibt es immer das Risiko, dass das Logo oder das Foto nicht korrekt angezeigt wird, entweder weil es beschädigt oder verzerrt ist oder weil es vom Empfänger-Mail-Programm nicht unterstützt wird. In diesem Fall wird die E-Mail für den Empfänger unvollständig oder sogar unlesbar sein.
- Drittens kann eine Signatur mit Logos oder Fotos leicht als Spam eingestuft werden, insbesondere wenn sie von Unternehmen stammt. Spam-Filter sind oft sensibel für diese Art von Inhalt und können die E-Mail unbeabsichtigt blockieren oder in den Spam-Ordner verschieben.
Nervig für den Empfänger
Ein weiterer Nachteil von Logos und Fotos in der Signatur ist, dass der Empfänger möglicherweise Schwierigkeiten hat, zwischen echten Anhängen und bloßen Signatur-Elementen zu unterscheiden.
Wenn Sie beispielsweise ein Logo oder ein Foto als Signatur verwenden und gleichzeitig einen echten Anhang an die E-Mail anhängen, könnte der Empfänger das Logo oder das Foto fälschlicherweise als Anhang interpretieren und somit übersehen, dass es sich tatsächlich um eine Signatur handelt. Dies kann zu Verwirrung und Missverständnissen führen und die Kommunikation erschweren.
Dies kann dazu führen, dass der Empfänger möglicherweise wichtige E-Mails mit Anhang übersieht oder sich durch die Flut an E-Mails mit vermeintlichen Anhängen überfordert fühlt. Um dieses Problem zu vermeiden, sollte auf Logos und Fotos in der Signatur verzichtet werden, um Verwirrung zu vermeiden und dem Empfänger zu ermöglichen, echte Anhänge leichter zu erkennen. Stattdessen sollte eine einfache Text-Signatur verwendet werden, die klar von echten Anhängen zu unterscheiden ist.